«Фокус». Как Стивен Кови и Стив Джонс учат достижению приоритетных целей

9698
19 марта 2018 13:27

Стивена Кови и его “7 навыков высокоэффективных людей” знает почти каждый человек с высшим образованием. Американский консультант по вопросам руководства, управления жизнью, организационному управлению. Книгу “Фокус” он подготовил в соавторстве с напарником по тренингам Стивом Джонсом. Она основана на аудиоверсии семинара компании FranklinCovey, одним из учредителей которых является сам Стивен Кови. Книга представляет собой чередование выступлений двух бизнес-тренеров, которая дополнена высказываниями участников, которым тренеры задают вопросы. Через примерно 150 страниц крупным шрифтом проходит главная идея книги: “Жизнь должна быть посвящена важному, а не срочному!” Часть книги посвящена ведению франклинвестовского органайзера, который является разработкой FranklinCovey, но которой в продаже на книжных полках в странах Центральной Азии не замечено (кстати, ее можно заказать по интернету).

Kaktakto вычленил основные тезисы из книги, чтобы помочь управлять жизнью и временем не только собственникам бизнеса и менеджерам, но и каждому человеку.

Кови обозначил несколько поколений развития тайм-менеджмента. Сначала были списки и заметки в блокноте, когда главным образом планировались задачи на день. Потом добавились календари и ежедневники, когда больше внимание уделялось мероприятиям, дэдлайнам. Далее все перешло на электронные носители, сфокусировалось на более эффективном планировании, расстановке приоритетов и контроле. Автор предлагает пойти дальше — строить свои планы на ценностях и приоритетах, о которых мы обычно забываем в рабочей суете и вернуться вновь к бумажным записям, не исключая при этом электронные календари и прочие технологии тайм-менеджмента.

Изначально Кови предлагает избавиться от заблуждений. Во-первых, от мысли, что у нас появится больше времени. Во-вторых, заблуждения, что время можно накопить и потратить позже, откладывая важные вещи на потом. В-третьих, от ошибки, что временем можно управлять. Поэтому его книга не инструкция по тайм-менеджменту в том смысле, что это управление временем.

Важное и срочное

В начале книги он дает установку: попробуйте изменить что-то в своей жизни в ближайшие три недели и распланировать это. Для этого необходимо понимать четыре квадранта управления временем, которых Кови считает “наиболее удивительным средством организации мышления”.

Матрица позволяет увидеть, что вас ограничивает и где есть ловушки. Автор делает вывод, что нужно уделять больше внимания важным делам и сокращать неважные — именно там кроется резерв времени для важных дел.

Чем меньше вы тратите времени на расточительство и излишества, тем больше его останется на эффективность и баланс. Знаете, когда говорят о нехватке времени, это просто отговорка. Главное — понять, на что оно тратится.

В основе пирамиды эффективности лежат ценности человека — главные цели, представление собственной миссии, основные принципы, сформулированные в утвердительной форме. Важно их понимать, потому что от выбора ценности зависят все последующие решения. Еще важно их написать с примечанием, как вы эти ценности понимаете. Это не значит, что сразу их все воплощать в жизнь, но такое фиксирование поможет увидеть, когда их лучше начать реализовывать. Записи о ценностях Кови называет личной конституцией.

Начав менять свою жизнь, автор предлагает написать набросок обязательств перед собой на ближайшие три недели, а потом в течение двух дней их обдумать, дополнить.

Кови считает, что нужно не только думать о ценности и миссии своей собственной и организации, где вы работаете, но и действовать в соответствии с ними.

Второй уровень пирамиды — определение и планирование целей на основе ценностей. Возможно, вам придется выделить промежуточные этапы на пути к достижению цели, в планировщике можно зафиксировать сроки их достижения. Автор убежден, что лучше сдвинуть свои цели, чем думать о жизни по принципам “когда-нибудь” и “как-нибудь”.

Кови считает, что их полезно рассматривать с точки зрения тех ролей, которые вы выполняете в жизни: работника, члена команды, родителя, друга. Главное при этом сбалансировать цели с учетом ваших ролей, чтобы не концентрироваться только на одной-двух ролях в ущерб другим.

Наши роли и достижение целей взаимосвязаны.

Чтобы лучше определиться с ролями, их можно расписать, в одну колонку выделив роли, в другой отношения, с кем эта роль связана (коллеги, клиенты, члены семьи и т. д.).

Третий уровень пирамиды эффективности —  план на неделю, где сочетаются рабочие и личные дела.

Если каждую неделю 20-30 минут посвящать обдумыванию того, что вы сделали важного, хотя и несрочного, то это обязательно повысит вашу эффективность.

Это помогает уйти от кризисного мышления и кризисного управления временем.

Занимаясь еженедельным планированием, Стив Джонс считает важным выбрать главные задачи — большие камни. И задаться вопросом: “Вот моя роль. Что именно на этой неделе важнее всего для данной роли?” Самые крупные камни на недели нужно определить прежде, чем строится ежедневное планирование.

Вершиной пирамиды станет планирование на день. Это итог работы над пирамидой в целом.

Кови уделяет один час в день на размышления, который он называет затачиванием пилы. Учитывая, что в неделе 168 часов, семь часов уйдет на затачивание пилы. Но это позволить значительно повысить эффективность, качество, уровень удовлетворения, улучшит решения.

Это кажется таким очевидным, но очень часто то, что лежит на поверхности, редко применяется на практике.

Чтобы упростить планирование дня, их можно разделить на встречи, перечень дел, который можно вычеркивать маркером (потому что это приятно). При этом необязательно заполнять все 8 рабочих часов. Далее дела ранжируются по степени важности, пронумеровав, например, буквами А (самые важные), Б (менее важные), В (неважные). Речь идет о том, чтобы сгруппировать дела по степени важности именно на сегодняшний день. Далее можно пронумеровать дела в каждой группе по тому, в какой очередности вы будете их выполнять: А1, А2, А3 и так далее.

Практика показывает, что мы можем планировать не более 65 % имеющегося у нас времени. Пусть ваши планы будут реалистичными.

Отдельно Кови выделяет планирование на три недели, когда выделяется какая-то важная цель, разбитая на этапы, которую вы реализовываете и делаете ее приоритетной. Кстати, метод Scrum, пришедший из мира IT и внедрившийся в другие сферы, тоже построен на такие этапы в 2-3 недели, которые называются спринтами.

Чтобы планирование было удобным, авторы предлагают разделять задачи, встречи, заметки, контакты.

Перечень дел — это только хорошая система отсчета, а не жесткая директива.

Ежедневное планирование упрощает некоторые сервисы и продвигаемый бизнес-тренерами франклинвестовский органайзер. У самого Кови планировщик построен таким образом, что там есть помесячный календарь, где отражаются предыдущий, текущий и последующий месяцы. Там фиксируются все задачи, которые нужно выполнить за месяц без определенной даты. Из этого перечня берутся задачи для ежедневного планирования. Для личных и рабочих целей выделены отдельные столбцы. Далее есть отдельные страницы для планирования каждого дня, которые разделены на колонки “График мероприятий” и “Задачи”. Рядом есть страница, предназначенная для записей.

Еще в органайзере Кови есть страница “Не упускайте из виду!”, которая позволяет ему бороться с проволочками.

Участники семинара, который вели Кови и Джонс, спросили, что делать, если в течение дня их отвлекают тем, что что-то попросили на работе или просто так коллеги бессмысленно зашли в кабинет поболтать.

«Если вы не считаете необходимым выполнить чью-то просьбу и не хотите из-за нового дела менять свои планы, нужно честно об этом сказать. Если вы устали и хотите спихнуть поручение, есть риск, что коллеги поймут ваши намерения и перестанут вам доверять. Это опасно, и лучше все сказать начистоту. Человек, конечно, может обидеться, но вопрос будет решен», — ответил Кови.

“Красная таблетка” Андрея Курпатова. Развенчание мифов о человеке

Техника — это слуга, а не хозяин

Кови предупреждает: не становитесь рабом техники, не позволяйте ей себя контролировать. Не поддавайтесь соблазнам техники. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять, например, ужинать с семьей без телефона на столе.

Помните: главное — ставить на первое место то, что это действительно заслуживает. Многие поступают иначе: второстепенное выдвигают на первый план, а значимое откладывают. Они понимают, что пренебрегают своим здоровьем, семьей, целостностью личности, но их затягивают компьютерная программа или социальное окружение, которые буквально отнимают у них все то, что действительно важно… Помните основной философский принцип: научитесь говорить “да” тому, что для вас важно, и “нет” — срочному, но необходимому.

Итоги

Сфокусировать на достижении приоритетных целей помогают:

  1. Матрица управления временем
  2. Фокусировка на квадранте № 2 “Эффективность и баланс”
  3. Ценности, цели, роли

  4. Недельное планирование

  5. Процесс планирования в целом

  6. Список приоритетов дня, основанный на плане недели

  7. Работа с потоком информации.

Авторы считают, что вам понравится составленный вами план, потому что он основан на ваших ценностях, поэтому растет уверенность, что он будет выполнен.

«Обещаю вам: если вы будете выявлять ценности, намечать цели, анализировать роли, отрабатывать приемы еженедельного и ежедневного планирования, тогда вы увидите, что в некоторых сферах жизни, которые для вас особенно важны, вы находитесь всего в полумиле от желаемого, хотя об этом и не подозревали. Могу с уверенностью сказать: вы добьетесь всего, если разгоните туман», — отмечают авторы.

Была ли Вам полезна статья?
4
0
Комментарии:

Добавить комментарий

Последние публикации
Сравниваем страны Центральной Азии по территории с другими державами
Жители Бухары и Самарканда начала XX века в объективе русского фотографа Сергея Прокудина-Горского
3 комментария
В чем секрет Димаша Кудайбергена? Мнения педагогов и вокалистов из Кыргызстана
10 фактов о басмаческом движении в Средней Азии
8 комментариев